纸质文件归档整理工作步骤(精密)

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根据国家档案局发布的中华人民共和国档案界标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局《〈归档文件整理规则〉实施细则》有关规定，从2001年1月1日起，对应归档单位归档的纸质档案以“件”为单位进行整理。 为确保档案质量，规范我校档案文件整理方法。 目前，我校10种档案均确定以“件”为单位整理保存。 “件”的概念是指：件事由(问题)或一个项目的资料可以看作一个。 第一，在整理文件时，首先要澄清一些情况。 以下文件或文本在物理装订时可以为一个：件

正本和定稿为一点法律法规等重要文件过去的修改稿(包括定稿)可以合并在一起； 正文和补充说明正文的文字、图表、数据等附件原则上为1件(附件页数较多的，可以分别为1件)。 有保存价值的文件处理单应与正文相符； 原件及复印件或手工抄制的应为一件； 传送文件和被传送文件为一件； 报表、名册、图表类文字材料按原装订方式，以一册(本)为一点。 请示与批准、报告与请示、请示与复件等往来文书，原则上为一件。 申请性文件归档整理后接收回复性文件的，可以分别为1件，在《归档文件目录》的备注栏中进行说明。 以“件”为保管单位的各种文书和稿纸的排列顺序为：前，原件为后。 正文在前，附件在后原件在前，复制品在后转文在前，转文在后回复文件在前，申请文件在后结论性材料在前，依据性材料在后； 汉文本在前，少数民族文本在后不同文字文本，如无特殊规定，中文本在前，外文文本在后文件夹前。3、文件夹具有多个时间特征

一个文件往往具有多个时间特征，例如成文日、发行日、批准日、会议通过日、公布日、发行日和接收日。 分年度的情况下，一般根据文件发行日(或落款日)判定文件所属年度。 取消按年度分类的做法，统一规定根据不同文件(如计划、计划、汇总、预决算、统计报表和法规文件)的发行日期(或落款日期)确定文件所属年度。 4 )跨年度形成的文件机构单位的特定职能活动，如会议召开、办案等跨年度形成的文件，跨年度归档，分类时也按年度报送。 如：跨年度会议文件资料，在闭会年统一报送； 跨年度案件形成的文件资料，统一归结案年； 跨年度请示和批复，统一归批复年份所有，原分别归档的，应当在各自归档文件的目录备注栏中说明； 回顾纪念文件，列入定稿或发表年份； 法规性文件，属于已公布年度的跨年度计划归属于起始年跨年度总结归属于最后一年。 等等。 5、几份文书为一件时，“件”的日期应按规定，正本和定稿、正本和复制品、来文和复文等也可以为一件。 此时，被判定为“件”的日期以装订时上位文件的日期为准。 具体为：原件和定稿为一件，以原件为准。 正文及附件为一件，以正文为准转送文和被转送文为一件，以转送文为准来文和复句为一件，以复句为准； 多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍资料等)为一件时，起票时间. 6、在没有日期的文件上填写日期时，这种情况是对内部文件(又称白头文件)、文件内容进行分析，对资料、格式、字体及各字体

立项单位相当一部分工作按专业年度进行的，如教育等，采用年度分类法的，这部分工作建立的档案按专业年度分类。 例如，2002-2003学年计划进入开始年； 2002-2003年教学工作汇总于结算年. 8，临时机构(如“三讲办”、“普查办”等)，存在时间不长(即两年内)，档案资料少，工作跨年度9

原则上，参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，编制本单位档案保管期限表。 永久反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关国家建设和历史研究有长期(即50年以上)利用价值的档案，永久保存。 主要包括： 3360(1)本机关制定的属于政策规定性的文件。 为处理重要问题制定的文件材料召开重要会议的文件重要批示、报告、总结，综合统计报表机构发展、机关领导任免等文件材料，)2)与本机关制定的重要文件密切相关的上级和下级重要文件，上级机关对本机关长期反映本机关的一般活动，在较长的时期内(即15-50年左右)对本机关在一般会议的主要资料人事管理工作中形成的一般文件资料(如行政介绍信、工资关系等)，由直属上级机关出具的机关主管工作或非直属上级机关出具的需要贯彻执行的一般文件资料) )3)下级报送的年度工作汇总、报表和统计报表等文件资料)短期、短期(如15年内)对本机关有参考价值的文件资料短期

)2)上级和同级机关出具的非主管机关工作，但需查阅已执行的文件资料。 )3)下级机关提交的一般文件资料。 10、根据本机关的保管期限表，对当年档案资料进行分类时，应当注意以下几点：(1)原则上不混淆保管期限不同的文件。

)2)应对从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限.(3) 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则.(4) 本机关转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期.二,归档文件整理工作步骤

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即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按保管期限分类,这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位.采用此种分类方法,在库房排架时,每年形成的档案按机构序列依次上架,不必预先留空,也避免了倒架,库房管理非常方便.同时,可将一个年度同一机构形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于实体查阅.此方法特别适用于推行部门整理归档的单位.采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系,客观地反映立档单位的历史面貌.同时,由于每个机构都承担某些方面的职能和任务,按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案.特别是对于现行机关,在文件由各机构分工整理(即原来推行的文书处理部门立卷)的情况下,每个机构向档案馆移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化.1,采用机构分类,一般来说,有一个机构就设置一个,机构名称就是类名.采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中.有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类须视其具体情况而定,如:①有主办者的一般归入主办机构;②以机关名义发出的文件,则归入有关机构类中;③业务部门起草,以机关办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草发文的机构内.2,机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存.有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归入内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容,数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法.3,各职能机构下又设机构的,一般应选择职能机构进行分类;业务独立性强,职能重要的,也可选择职能机构的下设机构进行分类.类目分类法,是根据各业务主管机构产生的不同类别,不同项目的归档文件的分类,它主要针对教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会类档案.模式:年度--类目--保管期限

示例:a,2003年,教学类研究生教育中的学位,永,长,短b,2003年,基建类第18项工程,永,长,短即先将归档文件按年度分类,每个年度下按类目(即类别或项目)分类,再在类别或项目下面按保管期限分类.第二步 装订

归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用.1,装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命.修复主要针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文件,进行修补和托裱.2,复制字迹模糊或易退变的文件.目前,一般采用复印的方式进行复制.比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档.复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印.

3,对某些特殊超大的纸张(报表,基建图纸等)需要加以折叠,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件,图表字迹之外.取齐右边和下沿.此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用.凡8K纸张的统计报表,新生录取审批表等,可以不折叠,装订后直接装盒.4,去除易锈蚀的金属物.如订书钉,曲别针等.但对于15年以内的短期文件可以不拆钉.5,装订时,正本在前,定稿在后,来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将"件"内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用.一般来说,采用左上角装订的,应将左,上侧对齐;采用左侧装订的,应将左,下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿.为了尽量降低成本,简便装订方式,全省推荐使用精制塑料螺钉装订.红色装订永久保存的档案,黄色装订长期保存的档案,绿色装订短期保存的档案.从材质的安全和经济角度考虑,对较厚的文档可采用线装法(三孔一线).另外,5页以内的文件可采用胶水粘贴.第三步 排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程.《规则》中规定:"在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列.会议文件,统计报表等成套性文件可集中排列".这里的"最低一级类目",是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目,例如按照"年度--机构--保管期限"分类,"机构"即为最低一级类目.而按"年度--类目--保管期限"分类,"类目"则为最低一级类目.事由(即问题)可根据范围的大小来确定.具体方法有:(一) 同一事由内的归档文件排列.即一个作者,一个问题(即同一事由)的文件,就按时间先后顺序排.例如财务管理工作文件,工会工作文件等.(二) 不同事由的归档文件排列.

1,按不同事由形成时间的先后顺序排列,所谓事由的形成时间即事由的办结时间.这种方法只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,而不考虑其他因素.这种方法比较简单,更适用于实行"随办随归"的机关.一个作者,几个问题的文件,就先按问题后按时间排列.2,按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面.例如会议文件可将会议通知,开幕词,闭幕词,工作报告,代表提案,大会决定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如综合性文件可将计划,总结,规章,领导讲话等排在前面,其他材料排在后面.3,按事由具有的共同属性分别集中排列(1) 一个事由,几个作者,先按作者,再按时间排列.例如人事工作文件,可以将机构设置,人员编制,干部任免,调配,职称评定,劳资,出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起.(2) 一个事由,几个单位,可先按单位,再按时间排列.例如基层上报的工作总结,统计,年报和名册等.

(3) 非诉讼案件材料,按决定(或批复)--报告--调查旁证--个人交待材料等顺序排.

对具有保存价值,且又没有及时归档的零散文件,应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件,并在归档文件目录备注栏中加以说明.第四步 编号

归档文件编号,是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明.编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类,排列这些系统化工作的成果.通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件.(一) 归档章的项目归档章式样(应为六个空格,下图为示例): 全宗号

年度

室编件号归档机构保管期限馆编件号

全宗号:是档案馆为具有法人资格的立档单位编制的代码.

目前我校档案共划分为五个全宗,代码分别为:长沙交通学院1号,长沙电力学院2号,湖南轻工业高等专科学校3号,湖南省水利水电学校4号,长沙理工大学5号.年度:是指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度.以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2003年,不能简化写成"03",而应写成"2003".

3,保管期限:是指机关文书,业务部门或档案部门在整理归档文件时,按照《档案保管期限表》给归档文件划定保管期限.归档文件保管期限为永久,长期,短期.可简称为"永","长","短",也可用"Y","C","D"填写.4,件号:即归档文件的排列顺序号.它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号.它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识.件号分为室编件号和馆编件号两种.我校室编件号有两种方式:

一是按机构分类法进行分类的(党群,行政等类),即采用"年度--机构--保管期限"进行分类的,室编件号应在同一年度,同一机构,同一保管期限内从"1"开始编一个流水号.例如:组织部2003年形成的永久,长期,短期3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从"1"开始编一个流水件号,长期的从"1"开始编一个流水件号,短期的也从"1"开始编一个流水件号.当然,也有同一机构内产生的材料划分为不同类别的,则先按类别分类,再按机构,保管期限排列.例如:党政办公室产生的材料,应先按党群,行政分类,再按机构,保管期限排列.二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的(教学,科研,基建,设备,产品,出版,外事,财会等类),即采用"年度--类目--保管期限"分类的,室编件号应在最低一级类目内,按同一年度,同一机构,同一保管期限内从"1"开始编一个流水号.例如:①教学和科研类(其中综合类除外)在三级类目内编制件号;②其余各类(包括所有综合类)均在二级类目内编制件号;③财会类例外,先按归档机构排列,然后在二级类目内先按永久,长期,短期排列后再编制一个流水件号.例:教务处2003年教学计划,学籍变更材料等,分别划在2个三级类目中,应在这2个类目中按其保管期限的划分,编制永久或长期件号,均从"1"开始编流水件号.5,归档机构:即档案形成部门.6,馆编件号:由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制.

(二) 盖归档章的要求

1,盖归档章的位置.一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,如果领导批示或收文公章等占用上述位置,可将归档章盖在其他空白位置,但以上端为宜.以篮黑色印泥为宜.2,填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水等.档案材料一律杜绝使用圆珠笔,铅笔,红色或纯兰色笔.

3,改进盖归档章的方法.搞好两个结合:一是与机关内外收发文程序结合,在收文尚未流转,办理前,就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章,可以有效地避免领导批示等占用盖章位置.二是与推行文书处理部门归档制度结合,给每一个部门分别配置一套归档章,每形成一份文件,就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章,这样,可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度.附注:档号模式和标识与各类档案归档章示例参考A,档号模式和标识:

1. 2003-DQ13-Y10 2003年-党群类组织-永久第10件 2. 2003-XZ12-C17 2003年-行政类人事,师资-长期第17件 3. 2003-JX13-2-C8 2003年-教学类全日制本,专科-招生-长期第8件 4. 2003-KY12-3-Y6 2003年-科研类社会科学-省级项目-永久第6件5. 2003-SB18-C20 2003年-设备类第18号仪器设备-长期第20件 6. 2003-JJ17-Y16 2003年-基建类第17项工程-永久第16件

7. 2003-CP14-D3 2003年-产品类第14号产品项目-短期第3件 8. 2003-CB15-D2 2003年-出版类第15号出版物-短期第2件 9. 2003-WS12-C9 2003年-外事类出国-长期第9件 10. 2003-CK14-D89 2003年-财会类凭证-短期第89件 B,各类档案归档章示例 :1,5

2003DQ

13-10组织部永久

2, 5

2003XZ

12-17人事处长期

3, 5

2003JX

13-2-8招生办长期

4, 5 2003KY

12-3-6科研处永久

5, 5 2003SB

18-20国资处长期

6, 5 2003JJ

17-16基建处永久

7, 5 2003CP

14-3校产处短期8, 5

2003CB

教学诊改

12-9国交处长期10, 5

2003CK

14-89计财处短期

另外,所有类别中的综合类举例:

2003年,教学综合类,第18件,教务处产生的长期保管档案.5 2003JX

11-18教务处长期

第五步 编目

在搞好前四步工作的基础上,不要急于编目,还应注意搞好复查定盒,它是保证文件归档质量的必要措施.复查的内容如下:第一,文件收集是否齐全完整(注意发现漏收,重份等问题);第二,年度是否分清(注意跨年度文件的补收);

第三,盒内文件排列是否合理(注意密不可分的文件有无人为分开);第四,归档文件保管期限划分是否准确(注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象);第五,一个事由(或问题)的文件是否集中(注意有无夹杂其它内容).

编目是指编制归档文件目录.它是归档文件整理工作的重要内容之一,也是其他各种编目工作的起点和基础.编制归档文件目录,实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化,为档案的保管,鉴定,检索,统计和编研等工作的开展提供基本条件.编目必须按照分类,排列的结果,逐类,逐件编制目录,以系统,全面的揭示归档文件的全貌.(一) 归档文件目录的项目

1,件号:填写室编件号.每一件文件的"件号",指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限(永久,长期,短期)后,分别在各种保管期限中的顺序号.2,责任者:是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.联合发文填几个主要的就可以了.不必一一填写.责任者可填正规的简称,但不能填成"本校",如:可填"长理工大".3,文号:即文件的发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关的代字,年度,顺序号组成.可按竖3排照实填写,如: .文号栏内不得填写期刊,会期或文件件次,但可填写在题名栏内.4,题名:即文件标题.它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征,是归档文件内容的起点.文件题名较长的可填二,三行不等.没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加"[ ]"号.(1) 会议记录可作为一件,但应将每次会议的期次,时间和主要内容填写在目录上.(2) 文件标题按原标题写,一般应照实抄录,不要随意改动和简化,标题文字太长可以简化(但不能更改原意),标题第一行应空两格.(3) 有主标题和副标题的,主标题可以代替副标题的后者可以不写.

(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法:①文件标题是"通知"或"便函"一类的,可根据文件内容重新拟写标题;②批转性文件只反映字号的,应根据文件内容重新拟写标题;③针对性文件标题,如干部任免,只填写针对本机关的人名;④标题相同的,如工作计划,总结和报表不能打省略号,应标出单位名称.5,日期:即文件的形成时间.它是文件的重要特征之一,反映文件产生的时代背景,是查找档案的常用途径.文件年月日,只要在同一年代的文件,每张文件目录第一格写全称,填写时可省略年,月,日三个汉字,只填写阿拉伯数字,即填为两行如 2003

0909 .

没有日期的也有四种情形的变通处理方法:①会议文件材料按会期;②年报表按当年12月或第二年元月(如有专业年度的填写专业年度时间);③培训班形成的文件材料按办班时间;④使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等,只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期.6,页数,即填写一件的总页数.计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字,图画等)的页画为一页,空白页不计.大张文件或图表的折叠页,一张只能计一页.来文与复文,正本与定稿,收文处理单与文件等作为一件时,统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数.编页号可以固定文件的位置,便于统计,核对和查找.具体方法:(1) 以文件"自然件"为单位,按页次顺序编流水号,一般为每页编一个号.(2) 两面有字的两面编号,正面编在右上角,背面编在左上角.(3) 印刷件,能利用原页号的可不再编号.只有底稿接着编号.(4) 基建图纸采用手风琴式折叠法,每张编一个号.

(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件(如行政介绍信,组织与工资关系,照片等),以原件为对象,每张编一个号,不要错编在衬垫纸上.7,备注,用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括缺损,修改,补充,移出,销毁等.(1) 只有请示没有批复的,应注明缺批复.(2) 只有复印件缺原件的,应注明缺原件.

(3) 以上级机关名义起草的行文,底稿交上级机关归档,本级只留打印件,也可注明交XX机关存档的字样;不须说明的空着不填.(二) 编目的几点要求

1,归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm,见附表).2,每张目录横栏仍为10格.每格一般只要求填写一份文件;特殊文件(如附件或有副题名等)可填用2栏.

3,永久和长期保存的文件,文件目录要打印三套,一套随文件入盒,交档案馆两套;作短期保存的文件,目录要求打印二套,一套入盒,一套交档案馆.4,归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称,年度,保管期限,机构(问题)等项目,其中全宗名称填写时,应使用全称或规范的简称.5,归档文件目录软盘应交档案馆保存(注明单位名称和年度),归档机构每年可到档案馆领用新软盘.为了便于查找,应在归档文件目录右上角增加几个选项,即保管期限,归档机构,档号.第六步 装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写备考表,编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容.作为基本编目的一部分,装盒这一环节除其中一些技术操作外,同样应该体现出归档文件系统化的结果.因此,在装盒方式,档案盒盒脊项目设置等方面与分类,排列等的原则和方法是一致的.(一) 装盒要求

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体.档案利用完毕后归档时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中.装盒的具体要求有三条:①不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒(2年以内临时机构按结束年归档的除外);②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;③分机构的情况下,不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒.即使某些机构形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决.装盒时还应该注意二点:一是视其文件的多少选择档案盒的厚度.二是档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用.因此,并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒,一盒装满后,依次装入下一盒即可.(二)盒号

盒号,即档案盒的排列顺序号.盒号包括室编盒号(用铅笔编写)和馆编盒号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制.

馆编盒号应由学校档案馆统一负责编制.其编制方法为:在分类方案的某一级类目内,按档案盒上架排列后的顺序流水编制.即除财会类按归档机构排列外,其他九大类档案均按二级或三级类目排列.具体来说,就是在同一年度的一级类目内编制统一的流水号.(三) 档案盒格式与填写1,档案盒的规格

档案盒外形尺寸为长310mm,宽220mm的长方体,厚度一般为10 -50mm,也可以根据需要设置其他尺寸的厚度.2,档案盒封面档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称,下加双横线.一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印(或使用电脑打印).3,档案盒盒脊的项目

档案盒盒脊应根据摆放方式的不同(即竖放与横放),在盒脊或底边设置检索项,包括以下六项:(1) 全宗号:即立档单位全部档案的总称,我校全宗号为"5".(2) 年度:应填写档案形成的年度,并填写全称,如2003.(3) 保管期限:视其档案保存价值由立档单位确定的,并填写 "永久"等.(4) 机构(问题):填写机构是指本单位内部机构,如人事处,计财处等.问题则指几个小问题组合在一起的,可笼统的标注.4,起止件号:即填写盒内第一份和最后一份文件的件号,中间用"--"号.

5,盒号:即档案盒的排列顺序号.就一个单位(全宗)而言,就是在分类方案的最低一级类目内,将各个内部归档机构(或按问题分类的)同一年度的文件按永久,长期,短期的顺序编一个盒排流水号.编盒号,一般由档案馆完成.在上述项目填写时,凡涉及到阿拉伯数字项(如全宗号,年度,起止件号,盒号等)一律使用刻字盖印或铅笔编号,其它项基本上涉及到汉字,用刻字盖印,盖印的颜色统一为蓝黑色.6,备考表,放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明.它是各部门对归档文件进行动态管理的有效措施.备考表上设置的项目包括以下几个方面:(1) 盒内文件情况说明:包括文件收集的齐全完整程度,文件本身的状况(如字迹模糊,缺损)等.整理工作完毕后归档文件如有修改,补充,移出,销毁等情况,应在备考表中加以说明.进行归档文件整理时,如某份文件须说明的内容较复杂,目录备注项中填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加"*"号标示.(2) 整理人:填写负责整理归档的人员姓名,以明确责任.

(3) 检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名,可填写归档机构负责人的姓名,由其对文件归档情况进行监督检查.(4) 日期:填写归档文件整理完毕的日期.可以是全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期.归档文件在学校档案馆保存阶段内如有变动情况,档案人员应随时在备考表中注明.下面附三种标准表格式样:1,《归档文件目录》2,《备考表》

3,《财会档案移交目录》归档机构:保管期限:档号:

归 档 文 件 目 录件号责任者文号

题 名日期页数备注备 考 表

盒内文件情况说明:整理人:检查人:年 月 日

(件)

起止年月保管期限件号备注

单位负责人: 移交人: 档案馆接收人:长理工大〔2003〕4号