电子文件归档和电子文件管理细则的分解

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第一条为了扎实开展电子文件的归档和管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体(以下统称各立项机关)，国有企事业单位可参照执行。第三条本细则适用的下列概念具有特定含义。

(一)电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备制作、处理、传输、保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。(二)电子文件，是指经认定具有保存和利用价值的归档电子文件。(三)元数据是描述电子文档的内容、结构、背景、管理过程的数据。

(四)逻辑归档是指在计算机网络上进行的，在不改变原存储方式和位置的情况下实现的将电子文件管理权限移交给文件部门的过程。

(五)物理归档是将电子文件集中下载到可离线保存的载体上，并移交给文件部门的过程。 离线存储介质的优先级依次为一次性写入磁盘、磁带、可擦写磁盘和硬盘。 建议使用文件级可记录磁盘(DVD-R )。(六)迁移是指将源系统的电子文件传输并保存到目标系统的方法和过程。(七)真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认与形成时的原始情况相符。(八)完整性是指电子文档的内容、结构、背景信息、元数据等无瑕疵。

(九)有效性是指电子文件应具备的可理解性和可用性，包括信息识别性、存储系统可靠性、运营商健全性和兼容性等。

(十)档案信息代码是记述档案属性的代码，用英文大写两位表示。 两位英文大写字母分别是文件属性前两个字符的中文拼音第一个字符。 具体显示方法是文档文件WS； 科技档案KJ； 会计文件CK； 照片文件ZP； 录音文件LY； 视频文件LX等。第四条各归档单位的电子公文形成机构负责电子公文的收集、登记和移交档案室工作，档案室负责电子公文的接收归档、电子文件的保管和移交档案室工作。第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各部门保管期限为永久和长期(30年)的电子档案，并依法提供利用； 有条件的，应当按照国家灾害备份要求，建立本级电子文档(文件)备份中心或者异地备份库。第二章电子文件的收集登记和移交

按照第六条《陕西省电子文件归档与管理规范》收集存储电子文件。 电子文件的收集、积累应当符合以下条件：

(一)所有反映本企业业务活动、有审查利用价值的电子文件及相关软件都应当收集。 收集的电子文件必须采用通用存储格式或转换。 收集非通用存储格式的文件时，请一并收集阕览等相关软件及其文档。

)二)电子文件应当完整收集。 还一起收集电子文件的元数据。 同时收集办公自动化系统生成的电子出版物《审签单》、收文《办理单》、重要出版物的历史修订版； 收集时，分别作为电子文件。 如果没有使用办公自动化系统，纸质帖子《审签单》应该扫描收集电子文件。 纸质来文及其《办理单》扫描收集电子文件。(三)电子文件应当采用符合国家标准的文件保存格式，做到长期高效读取。1、图文电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 电子公文应当同时采集本市公文传输系统的布局文件SEP格式；2、扫描电子文件采用JPEG、TIFF通用格式；

3、视频和多媒体电子文件采用MPEG、AVI通用格式；4、音频文件以WAV、MP3为共同格式。第七条电子文件登记应当符合以下要求：

(一)每份电子文件应录入《电子文件登记表》 (见附件1、2 )。 注册时，构成同一电子文件的几个电子文档将一起排列。(二)电子文件登记表应与电子文件同时保存。 纸质电子文件登记表应与电子文件载体一起保存。(三)电子文档原始码M-草稿电子文档； U-非正式电子文件F-正式电子文件。(四)电子文件类别代码：叔文本文件； I-图像文件； G-图形文件； V-图像文件； A-声音文件O-超媒体链接文件P-程序文件D-数据文件。第八条电子档案在归档前应当移交档案室。

第九条电子文件形成机构移交前，应当按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检查，由机构负责人签署审查意见，并将检查和审查结果记入《电子文件移交接收检验登记表》 (见附件三)。 档案室验收后，完成《电子文件移交接收检验登记表》相关内容的填写。 本表一式两份，移交机构和档案室各保存一份。第三章电子文件的归档和电子文件的保管第十条电子文件的归档范围和保管期限应当按照国家有关文件资料归档的规定执行，并含有相应的元数据。 电子文档的保密应按照国家有关文档资料保密的相关规定进行，并应包含相应的元数据。第十一条逻辑归档随时进行，物理归档于次年6月底前完成。

第十二条电子文件按件组织归档。 一个电子文档是一个，不可分割的几个电子文档也是一个。 档案电子文件参照不同属性纸质文件的分类规定，在同一文件属性、同一全宗内进行分类。

(一)文件、电子文件在同一宗教内按年度-保管期限-机关)问题)分类。 其段号为“WS-全宗号-年度-保管期限-机关(问题) -品种”。 段中的全宗编号为4位代码，第一位是表示全宗属性的大写英文字母(清朝为q，民国为m，革命历史为g、建国后为J），后三位为表示全宗顺序号的阿拉伯数字。档号中的保管期限"永久、长期（30年）、短期（10年）"分别用"Y、C、D"表示，年度用4位、件号用3位阿拉伯数字表示，机构（问题）用汉语表示。档号中可以不显示"WS"项。无档案信息代码项的档号，默认为文书电子档案档号。　　（二）其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定。　　第十三条 档案室于每年归档纸质文件时，应同时按照下列规则归档电子文件：　　（一）将同一件电子档案的各份电子文件放到一个标识该件电子档案的档号文件夹内。　　（二）该档号文件夹的名称为该件电子档案的档号。

　　例：某公文归档后其档号为：" 5，2009，30年，办公室，11"，则其电子档案档号文件夹命名为："WS-J005-2009-C-办公室-011"。　　第十四条 按归档电子文件类别代码相对集中组织存盘。同一全宗同一属性电子档案存入一盘或多盘光盘中。涉密档案单独组织存盘。 （一）光盘存储结构：在光盘根目录下的文件夹（光盘标识）下设"说明文件、目录文件、电子档案、其他文件"等4个子目录，分别用于存储该光盘信息的说明文、《电子档案机读目录》、档号文件夹、非通用格式电子档案的阅读显示软件及其说明手册等。具体如下：　　1、"电子档案"文件夹下设："年度1"文件夹、"年度2"文件夹、......"年度n"文件夹。　　2、每一个"年度"文件夹下设："永久"、"长期（30年）"、"短期（10年）"文件夹。　　3、每一个保管期限文件夹下存放该保管期限电子档案的档号文件夹。

　　4、对于以卷为单位整理的电子档案，每一个保管期限文件夹下设："案卷1"文件夹、"案卷2"文件夹、......"案卷n"文件夹。案卷文件夹命名："全宗号-目录号-案卷号"。

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　　在著录《电子档案机读目录》和填写《电子档案登记表》时，正文与附件为一件的，用正文标题作为本件题名；转发文与被转发文为一件的，用转发文题名作为本件题名；复文与来文为一件的，用复文题名作为本件题名。

（四）编写说明文件。说明文命名为"说明文件.TXT"。一张光盘只有一个说明文件，用于存放本张光盘有关信息，包括：光盘参数（如光盘容量、光盘规格等），光盘编号，光盘保管单位，光盘制作单位，光盘一致性检查单位，阅读本光盘所需要的硬件、软件环境（计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件的软件等），其他各种有助于说明本光盘的信息。　　（五）刻录数据。归档内容采用全盘一次性刻录方式进行数据刻录。DVD-R光盘应采用8-12倍速一次刻录。归档光盘数据刻录完成，不能再对光盘数据进行增减。刻录光盘一式三套，套别号分别用大写字母A、B、C表示。A：封存；B：利用；C：异地保存。同时，将归档内容存储在一套磁性载体上。　　档案数据不许压缩保存。加密数据，解密后保存。 （六）标识光盘。按照下列要求标识光盘盘面及光盘盒封面、封底。（见附件9、10、11） 1、光盘盘面填写光盘内档案的核心信息，包括：光盘编号、套号、光盘规格、制作单位或复制单位、制作日期或复制日期。应该打印标签内容，或者用软性"光盘标签笔"将标签内容写在光盘盘面上。禁止给光盘上粘贴标签。　　2、 光盘盒封面填写光盘的载体信息，包括：光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。　　3、 光盘盒背面填写光盘的背景信息，包括：文件格式、光盘类型、光盘容量、制作部门、制作日期、复制部门、复制日期、备注。　　4、 盘脊填写光盘编号。　　5、 标注规则：

　　光盘编号：为同一全宗内光盘顺序号，由"全宗号-档案信息代码-光盘序号"组成。光盘序号是同一全宗内光盘排列的顺序号，具有唯一性，用5位阿拉伯数字表示。　　光盘版号：指光盘复制次数。用阿拉伯数字表示原版及所复制版本的次数。001表示原版，002以上表示复制版本。　　名称：光盘内所记录的立档单位的全称。　　内容摘要：指用文字或数字对档案信息内容进行简要的揭示，标明全宗、年度、件数（以卷为单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相关内容。　　保存年限：对光盘划定的存留年限。分为：5年、10年、20年等等。　　制作（复制）部门及日期，指制作（复制）该光盘的部门及日期，日期用8位阿拉伯数字表示。 （七）将光盘装入光盘盒中，一盘一盒装。

　　（八） 打印《电子档案登记表》（首页及其续页），与该光盘一起归档保存。　　（九）原电子文件存储载体在完成电子文件归档后，至少保留1年时间。　　第十五条 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。第四章 电子档案的移交与接收　　第十六条 属于本市各级国家综合档案馆接收范围内的各单位具有永久和长期保存价值的电子档案，应当向本市同级国家综合档案馆移交。　　第十七条 电子档案在本单位保存满1年后向同级国家综合档案馆移交。　　第十八条 电子档案采用离线或在线方式进行移交。采用在线方式移交的，同时移交电子档案的物理载体。　　第十九条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求：　　（一） 移交单位应当采用符合归档要求的光盘在内的两种不同载体移交电子档案；　　（二） 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签；　　（三） 移交单位要向同级国家综合档案馆移交一套光盘和一套磁性载体电子档案，载体应当单个装盒；

　　（四） 光盘载体内电子档案的存储结构应符合第十四条要求，其他载体内电子档案的存储结构是一张或多张光盘载体电子档案的存储结构组合。　　第二十条 在线移交电子档案须通过与外网隔离的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合。　　第二十一条 电子档案移交的流程是：移交前档案数据的组织和迁移，档案的检查，办理移交手续，移交数据。　　第二十二条 移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案前，应对电子档案进行检验，合格后方可移交。电子档案检验内容：　　（一） 按照《电子档案登记表》（附件4）的相关内容逐项逐件核实；

　　（二） 电子档案数据是否真实、完整、可用，是否被病毒等侵害；　　（三） 存储电子档案的载体是否符合移交要求。

　　第二十三条 移交电子档案检验合格后办理移交手续，填写《电子档案移交、接收检验登记表》（附件6），由交接双方签字盖章，各自存留一份，并由移交单位将档案数据移交至同级国家综合档案馆。在线移交时，《电子档案移交、接收检验登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认，对所交接电子档案应进行数据校验。 　　第二十四条 各级国家综合档案馆接收电子档案的流程是：接收前检查，办理移交接收手续，接收电子档案，著录保存交接信息，迁移数据到光盘和磁带，进馆保存。　　第二十五条 各级国家综合档案馆要建立接收电子档案环境平台，以便进行电子档案的接收、检验、迁移、存储等工作。

　　第二十六条 各级国家综合档案馆应按《电子档案登记表》的相关内容逐项逐件核实，并按《电子档案移交、接收检验登记表》的内容进行检验。检验合格后，按照本细则第二十三条的规定办理。

　　第二十七条 各级国家综合档案馆应将电子档案交接、迁移、保存等信息补充到电子档案元数据中，并与相应的每件电子档案组成档案信息包；应当在每张光盘中加入光盘内电子档案元数据（包含交接、迁移、保存等元数据）和《电子档案登记表》、《电子档案移交、接收检验登记表》的扫描件，并组成一个档案信息包。　　第二十八条 各级国家综合档案馆要对接收处置后的电子档案按照本细则第十九条有关要求存储到光盘、磁带等载体中，载体一式4套，计3套光盘1套磁带（或磁盘）。　　第二十九条 电子档案的迁移。随着系统设备更新或系统扩充，应及时对电子档案进行迁移操作。电子档案数据迁移时，对迁移后的电子档案应逐件进行对比、检查和数据校验，填写《电子档案迁移登记表》（附件8），档案馆按有关规定保管迁移后的电子档案。　　第三十条 各级国家综合档案馆对接收的电子档案载体应当长期保存。

　　第三十一条 电子档案的保管应符合下列要求：

　　（一）电子档案光盘装盒竖立存放于防磁柜中，远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。　　（二）存放环境温度：17至20摄氏度；相对湿度：35%至45%。

　　（三）每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存电子档案光盘与新设备的兼容性；如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原光盘保留时间不少于3年。　　（四）对电子档案光盘每满4年、磁性载体每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。　　（五）档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理登记表》(见附件表7)。　　第五章 电子档案的利用、销毁与统计

　　第三十二条 电子档案的利用应符合下列要求：

　　（一）电子档案的封存载体（套别号：A）不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。　　（二）利用时应使用拷贝件（套别号：B）。

职中

　　（一）电子档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的规定执行，并且应在办理审批手续后实施。

　　（二）属于保密范围的电子档案，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。　　第三十四条 电子档案的统计。档案保管部门应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。第六章 附 则　　第三十五条 本细则自印发之日起施行。《西安市电子文件归档与管理办法（试行）》同时废止。　　

　　附件：1、电子文件登记表（首页）　　 2、电子文件登记表（续页）　　 3、电子文件移交、接收检验登记表　　 4、电子档案登记表（首页）　　 5、电子档案登记表（续页）　　 6、电子档案移交、接收检验登记表 7、电子档案管理登记表 8、电子档案迁移登记表 9、光盘盒封面标签图示例 10、光盘盒封底标签图示例　　 11、光盘盘面示例　　 12、电子档案机读目录　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

附件1

电子文件登记表（首页）文件特征形成机构

完成日期

载体类型　载体编号　　

通信地址　　

电 话联系人

设备环境特征硬件环境

(主机、网络服务器型号、制造厂商等)　软件环境（型号、版本等）操作系统　

数据库系统　

相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）　文件记录特征　

记录结构

（物理、逻辑）　

记录类型□定长

□可变长□其他记录总数

总字节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式　文件载体型号：数量：

备份数：

□ 一件一盘 □ 多件一盘□ 一件多盘 □ 多件多盘制表审核填表人（签名）

年 月 日审核人（签名）年 月 日　　

附件2

电子文件登记表（续页）

第 页以件（电子文件）为单位填写立档单位形成机构填写文件

编号题名形成时间

文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限机构

（问题）　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表3

电子文件移交与接收登记表交接工作名称内容描述

移交电子文件数量移交数据量

载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称

移交机构（文件形成）接收机构（档案室）准确性检验

完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）

年 月 日 年 月 日审核人（签名）

年 月 日 年 月 日单位（印章）年 月 日

年 月 日填写说明：

1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位

附件4

电子档案登记表（首页）文件特征立档单位

完成日期

载体类型　载体编号　　

通信地址　　

电 话联系人

设备环境特征硬件环境

(主机、网络服务器型号、制造厂商等)　软件环境（型号、版本等）操作系统　

数据库系统　

相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）　文件记录特征　

记录结构

（物理、逻辑）　

记录类型□定长

□可变长□其他记录总数

总字节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式　文件载体型号：数量：

备份数：

□ 一件一盘 □ 多件一盘□ 一件多盘 □ 多件多盘制表审核填表人（签名）

年 月 日审核人（签名）年 月 日　　

附件5

电子档案登记表（续页）

第 页以件（电子档案）为单位填写 立档单位档案室填写电子档案名称

题名形成时间

档案稿本代码档案类别代码载体编号

保管期限　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表6

电子档案移交与接收登记表交接工作名称内容描述

移交电子档案数量移交数据量

载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称

移交（立档）单位接收单位（档案馆）准确性检验

完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）

年 月 日 年 月 日审核人（签名）

年 月 日 年 月 日单位（印章）年 月 日

年 月 日填写说明：

1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位电子档案管理登记表

电子

档案设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记

　　　　填表人（签名） 年 月 日　　　　　　　　

　　　　审核人（签名） 年 月 日　　　　　　　　

　　　　单 位（盖章） 年 月 日　　　　附件8

电子档案迁移登记表源系统设备情况硬件系统：

系统软件：应用软件：

存储载体：目标系统设备情况硬件系统：系统软件：

应用软件：存储载体：

被迁移归档电子档案情况电子档案名称：

记录数： 字节数：迁移时间：

操作者：

附件9：

光盘盒封面标签图示例光盘编号套号

名称：

内容摘要：保存年限光盘版号

注：长121mm，高121mm。附件10：

光盘盒封底标签图示例光盘背景信息光盘

编号：

文件格式光盘

编号：

光盘类型光盘容量制作部门制作日期复制部门复制日期

备注：

注：长151mm,高118mm;两边"光盘编号"栏宽各为7mm。附件11：

光盘盘面示例

光盘编号

套号 光盘规格

制作单位（或复制单位） 制作日期（或复制日期）　　 表12电子档案机读目录顺序号

全宗号年度保管期限

机构（问题）件号

电子档案名称题 名文件编号责任者密级

形成时间

文件稿本代码文件类别代码页数备注

注：此表为excel表。1